Lorsqu’un employeur doit licencier un salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable de licenciement en vue de lui exposer la situation ou les faits reprochés et recueillir ses explications. Cette convocation doit être envoyée dans un délai très strict. Afin d’éviter toute contestation sur la date de convocation, il peut l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou bien par lettre remise en main propre contre décharge. Ce formalisme permet d’obtenir la preuve que le salarié a bien été informé, notamment, de la date, de l’heure et du lieu de l’entretien.
Mais qu’advient-il si le salarié refuse de signer la lettre remise en main propre contre décharge présentée par l’employeur ?
La Cour de cassation s’est prononcée récemment sur cette question. Dans les faits, un chauffeur poids lourd a été licencié pour faute le 23 février 2016. Il avait été convoqué à un entretien préalable par remise en main propre contre décharge le 11 février, pour un entretien fixé le 18 février. Le salarié a refusé de signer la décharge attestant de la remise de la convocation. Toutefois, il s’est bien présenté à l’entretien.
Le contentieux s’est cristallisé autour de la question de savoir si l’absence de signature rendait la procédure de licenciement irrégulière.
Dans cet arrêt, la Haute juridiction rappelle que le mode de convocation (par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge) constitue avant tout un moyen d’éviter toute contestation sur la date de convocation. Les juges relèvent que le salarié ne contestait ni d’avoir reçu la convocation, ni de s’être présenté à l’entretien préalable.
Dès lors, l’absence de signature sur la décharge est jugée sans incidence sur la régularité de la procédure si l’employeur démontre que le salarié a reçu sa convocation en main propre.
Bien que cette décision soit en faveur des employeurs, qui peuvent être confrontés à des refus de signature par les salariés, il demeure important de :
- Sécuriser autant que possible la preuve de la date de convocation. Le moyen le plus sécurisé est l’envoi d’une lettre en recommandée avec accusé de réception. Dès la première présentation par les services de la poste, le délai commence à courir et ceci même si le salarié n’a pas récupéré la lettre ou bien la récupère tardivement ;
- Consigner par écrit les circonstances d’une remise en main propre, notamment en cas de refus de signature par le salarié ;
- Conserver tout élément établissant que le salarié a bien eu connaissance de la convocation ;
- Éviter les approximations dans la conduite de la procédure, même lorsque le salarié se présente à l’entretien.
Une absence de preuve de la bonne réception de la convocation peut rendre la procédure irrégulière et entrainer le versement d’une indemnité au salarié d’un montant pouvant aller jusqu’à un mois de salaire.