A l’issue de tout contrat de travail, que ce soit à l’occasion d’une rupture ou d’une simple fin de contrat, l’employeur a l’obligation d’établir les documents de fin de contrat du salarié. Ces documents doivent être détenus par l’employeur dès la fin de contrat, c’est-à-dire à la fin du préavis même si ce dernier n’est pas réalisé. En réalité, la loi ne prévoit aucun délai pour la remise des documents de fin de contrat, mais en principe ces documents sont délivrés le jour de la rupture du contrat.
Les différents documents de fin de contrat
Les documents de fin de contrat sont les suivants : reçu pour solde de tout compte, certificat de travail, et attestation France Travail.
Le reçu pour solde de tout compte est le document qui fait l’inventaire de l’ensemble des sommes versées au salarié à l’issue de la rupture ou de la fin de contrat de travail. Il doit comporter les informations suivantes :
- Inventaire précis des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail, notamment :
- Indemnités de licenciement
- Salaire du mois en cours
- Indemnité compensatrice de congés payés
- Indemnité compensatrice de préavis
- Mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en 2 exemplaires, dont l’un est remis au salarié
- Signature du salarié
- Date de signature du salarié.
Le reçu n’a pas besoin d’inclure les montants qui ne sont pas encore déterminés à la fin du contrat de travail, tels que l’indemnité de non-concurrence ou la prime d’intéressement.
Le certificat de travail est délivré quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, etc.) et quelle que soit la forme de rupture (démission, licenciement, etc.). Ce document précise la date d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise, ainsi que les fonctions qu’il a occupées. Il permet notamment au salarié de démontrer à un futur employeur qu’il n’est actuellement soumis à aucun engagement.
Il doit comporter les mentions suivantes :
- Date d’entrée du salarié dans l’entreprise
- Date de sortie du salarié de l’entreprise
- Nature du ou des emplois successivement occupés
- Périodes pendant lesquelles le salarié a occupé ces emplois
- Maintien à titre gratuit de la couverture santé et prévoyance, si ce dernier peut en bénéficier.
- Informations concernant l’employeur (nom, adresse et signature notamment)
- Informations concernant le salarié (nom et prénom notamment).
A la fin de leur relation contractuelle, l’employeur doit remettre au salarié une attestation employeur, appelé attestation France Travail. Ce document permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Pour l’établir, l’employeur doit se connecter sur son Espace employeur sur France Travail, puis remplir le formulaire dédié. Vous pouvez également contacter France Travail au 3995, pour qu’ils vous transmettent l’attestation employeur vierge en format papier, qu’il faudra leur retourner remplie au salarié ainsi qu’à France Travail.
L’absence de remise ou la remise tardive de l’attestation France Travail peut causer un retard de versement de l’allocation chômage. Si c’est le cas, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes (CPH). Des dommages et intérêts peuvent alors être versés si le préjudice est reconnu.
La remise des documents de fin de contrat
L’employeur est tenu de remettre les documents de fin de contrat au salarié. Cette obligation s’applique dans toutes les situations.
En pratique, l’employeur envoie généralement ces documents par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) à l’adresse du salarié. Cependant, en réalité, l’employeur n’a aucune obligation légale de procéder ainsi. Ces documents sont quérables c’est-à-dire il doit simplement établir les documents et les mettre à la disposition du salarié. Toutefois, pour limiter tout risque de contentieux, encore plus lorsqu’il s’agit de situation délicate, telle que la rupture du contrat alors que le salarié est en arrêt maladie, il reste préférable d’envoyer ces documents par LRAR.
La contestation du solde de tout compte : la signature du salarié n’est pas obligatoire.
Le solde de tout compte est établi en deux exemplaires à signer par l’employeur et le salarié. Lorsque le reçu pour solde de tout compte comporte toutes les informations obligatoires mentionnées ci-dessus, il devient libératoire pour l’employeur après un délai de 6 mois à compter de sa signature. Cela implique que le salarié peut contester les sommes mentionnées dans le reçu pour solde de tout compte dans le délai de six mois après la signature.
Si le salarié dénonce le solde de tout compte dans ce délai de six mois (en envoyant une LRAR à l’employeur), il pourra alors contester les sommes mentionnées sur le reçu en saisissant le conseil des prud’hommes, dans les délais suivants :
- Un an si le litige concerne la rupture du contrat de travail (par exemple indemnité de licenciement),
- Deux ans si le litige concerne l’exécution du contrat de travail (par exemple non-paiement de frais professionnels),
- Trois ans si le litige concerne le paiement du salaire (par exemple heures supplémentaires non payées).
Une fois ce délai de six mois écoulé, le salarié ne pourra plus contester les montants mentionnés sur le reçu.
Toutefois, en réalité le salarié n’a aucune obligation de signer le reçu de solde de tout de compte. Si le salarié refuse de signer le reçu, ce refus ne peut entraîner aucune sanction spécifique : l’employeur ne peut pas refuser de verser les sommes dues sous prétexte que le salarié n’a pas signé le reçu.
Lorsque le reçu pour solde de tout compte n’est pas signé, celui-ci ne produira pas d’effet libératoire pour l’employeur et ne servira donc pas de preuve du paiement des sommes mentionnées. Autrement dit, le salarié pourra alors contester les sommes présentes dans le reçu dans les délais suivants, et ce, peu importe que la période de six mois soit dépassée ou non :
- Un an si le litige concerne la rupture du contrat de travail,
- Deux ans si le litige concerne l’exécution du contrat de travail,
- Trois ans si le litige concerne le paiement des salaires.