Une récente loi a renforcé l’obligation d’information de l’employeur sur les éléments de la relation de travail.
Un décret du 30 octobre 2023, entré en vigueur le 1 er novembre 2023, précise les nouvelles obligations et les modalités de la transmission des informations.
Natures, renvois et délais de transmission des informations
Le tableau ci-dessous indique la liste des informations à fournir, les délais pour les fournir et les renvois possibles.
| Liste des éléments d’information à fournir par l’employeur, au salarié | Informations avec renvoi possible aux dispositions législatives, réglementaires, conventionnelles | Informations à communiquer à chaque salarié dans les 7 jours calendaires suivant l’embauche | Informations à communiquer dans le délai d’un mois suivant l’embauche |
| L’identité des parties à la relation de travail ; | X | ||
| Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ; | X | ||
| L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ; | X | ||
| La date d’embauche ; | X | ||
| Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ; | X | X | |
| Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 ; | X | X | |
| La durée du congé payé auquel le salarié a le droit, ou les modalités de calcul de cette durée ; | X | X | |
| La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ; | X | X | |
| Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ; | X | X | |
| La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ; | X | X | |
| Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ; | X | ||
| Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées ; | X | X | |
| Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ; | X |
Modalités de transmission des informations
Les informations doivent être transmises soit :
- Sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
- Sous format électronique, si le salarié dispose d’un moyen d’accéder aux informations sous format électronique, qu’il a la possibilité de les enregistrer, de les imprimer et que l’employeur conserve un justificatif de leur transmission ou de leur réception.
Un arrêté va prochainement fixer des modèles de documents visant à faciliter la mise en œuvre de cette nouvelle obligation. Ces modèles seront facultatifs.
Modification des informations en cours de contrat
Si les informations ont été modifiées en cours de contrat, l’employeur doit remettre un document indiquant les modifications dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de leur prise d’effet. Toutefois, l’employeur n’est pas soumis à cette obligation si les modifications résultent exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.
Absence d’informations ou informations incomplètes
Si les informations n’ont pas été fournies dans les délais ou si elles sont incomplètes, le salarié peut les exiger et mettre en demeure l’employeur de les lui communiquer ou de les compléter.
Si les informations ne sont pas transmises ou complétées dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure, le salarié pourra saisir le juge prud’homal afin de les obtenir.
Date et modalités d’application de la nouvelle obligation d’information
La nouvelle obligation d’information s’applique pour toutes les embauches depuis le 1 er novembre 2023 mais également aux salariés dont les contrats sont en cours à cette même date.
Pour les salariés dont les contrats sont en cours au 1 er novembre 2023, ces derniers peuvent demander la communication des documents à tout moment. L’employeur est alors tenu de communiquer les informations dans un délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information.