Récemment la Cour de cassation a jugé une affaire relative au licenciement pour faute grave d’une salariée. En l’espèce, une salariée, occupant un poste de responsable du service juridique à temps partiel dans une entreprise, crée une société de conseil en parallèle de son emploi. Trois ans plus tard, elle est convoquée à un entretien préalable pour un éventuel licenciement. L’employeur décide de la licencier pour faute grave, toutefois la lettre de convocation n’a pas été remise par les services postaux, malgré une information contraire fournie à l’employeur. Une décision rendue le 11 décembre 2024 apporte une réponse défavorable à l’employeur concernant les conséquences de cette erreur postale.
Cette affaire nous permet par ailleurs, de faire un point sur la procédure disciplinaire à respecter lors du licenciement d’un salarié.
Le licenciement pour faute grave d’un salarié n’est pas sans conséquence. En effet, le salarié licencié par son employeur pour ce motif ne bénéficie pas d’indemnité de licenciement, ni d’indemnité de préavis. Il conserve toutefois ses droits aux indemnités compensatrice pour congés payés non pris. Il sera ensuite indemnisé par France Travail.
Comment l’employeur peut-il bien préparer une procédure de licenciement ?
Lorsqu’un salarié a un comportement fautif, l’employeur peut sanctionner le salarié en engageant une procédure de licenciement pour motif disciplinaire. Afin d’apprécier objectivement la situation, l’employeur peut décider d’une mise à pied conservatoire qui consiste à suspendre provisoirement le contrat de travail à la suite d’une faute du salarié dont la gravité rend impossible son maintien dans l’entreprise pendant le déroulement de la procédure. Autrement dit, lorsque la présence du salarié peut nuire à l’entreprise, la mise à pied à titre conservatoire laisse sereinement le temps à l’employeur de décider du sort de la relation de travail. La mise à pied conservatoire prend fin lorsque la sanction définitive est prononcée. En cas de licenciement pour faute grave, le temps de la mise à pied à titre conservatoire ne sera pas rémunéré. Dans le cas contraire, lorsque à l’issue de la mise à pied à titre conservatoire, aucun licenciement n’est prononcé, alors cette période doit être rémunérée.
Cependant, l’employeur doit respecter une procédure rigoureuse sous peine de voir l’éventuel licenciement qu’il a prononcé pour faute grave invalidé. Tout d’abord, en cas de mise à pied conservatoire, l’employeur est tenu d’informer son salarié par tout moyen. La procédure peut alors démarrer selon les étapes qui suivent.
Quelles sont les étapes cruciales au lancement de la procédure de licenciement ?
Au lancement de la procédure de sanction d’une faute grave, la solution du licenciement ne peut pas encore être décidée. En effet, il convient de permettre au salarié d’exprimer son point de vue et de porter à connaissance de son employeur d’éventuels éléments qui peuvent influer sur son appréciation de la faute et donc sur la sanction qui sera ensuite prononcée.
La première étape cruciale consiste donc à convoquer son salarié pour un entretien préalable en vue d’une éventuelle sanction. Cette convocation doit respecter un certain contenu qui varie notamment en fonction de la présence ou non de représentants du personnel dans l’entreprise. Dans le cas d’une faute, l’employeur dispose d’un délai de 2 mois pour convoquer le salarié à compter du jour où il a eu connaissance des faits. Rien n’oblige ensuite le salarié de se présenter à l’entretien, ce qui n’a pas de conséquence sur la bonne poursuite de la procédure.
Attention néanmoins, la présentation de la convocation pour l’entretien préalable au salarié en bonne et due forme est capitale pour la poursuite de la procédure.
Cette convocation doit respecter un délai de minimum 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre (par recommandée ou remise en main propre contre décharge) et la date de l’entretien. Le jour de 1ère présentation ou de remise en main propre ne doit pas compter dans ce délai. De même, le délai doit s’achever un jour ouvrable. Il doit donc être prolongé de manière à ne pas s’achever un samedi, un dimanche ou un jour férié.
Par conséquent, en cas d’envoi par courrier, le déclenchement du délai de 5 jours ouvrables dépend du jour où le service de distribution s’est effectivement présenté au domicile du salarié pour lui remettre la convocation. Un délai difficile à maîtriser qui peut s’accompagner de difficultés supplémentaires. Il est donc conseillé de prévoir un délai suffisamment long pour intégrer les délais d’acheminement.
En résumé, cette procédure, décrite à l’article L. 1332-2 du Code du travail, se décompose en 3 phases :
- 1ère étape : la convocation à entretien préalable
- 2ème étape : l’entretien avec possibilité pour le salarié de se faire assister par un membre du personnel
- 3ème étape : la notification de la sanction
Attention, bien que l’employeur dispose d’un délai de deux mois pour convoquer le salarié à partir du moment où il a pris connaissance des faits, cette procédure doit être nuancée en cas de faute grave. En effet, l’une des conditions de la qualification de faute grave est le maintien impossible du salarié au sein de l’entreprise, dès lors si l’employeur tarde à convoquer le salarié à l’entretien préalable, cela peut démontrer que le maintien du salarié n’est pas réellement impossible. Il est donc souvent recommandé, en cas de faute grave, d’engager immédiatement la procédure disciplinaire ou de mettre à pied de manière conservatoire le salarié, voire de faire les deux.
Quelles sont les conséquences en cas de défaut de convocation préalable à l’entretien ?
Toute procédure de licenciement qui se poursuivrait sans respecter les exigences requises de forme et de remise de la convocation à l’entretien préalable serait considérée comme irrégulière.
Cette irrégularité de forme n’a pas nécessairement pour cause de remettre en cause le bien-fondé du licenciement. Dans cette affaire notamment, la faute grave qui fonde le licenciement n’est pas remis en cause par la Cour de cassation.
Dans ce cas, le salarié ayant tout de même été privé de son droit en lien avec la convocation qui ne lui a pas été remise dans les conditions exigibles peut réclamer à ce titre des dommages et intérêts. Pour ce faire, le salarié doit être en mesure de démontrer le préjudice subi, tel que le manque de préparation à l’entretien ou la méconnaissance de son droit de se faire assister, qui reste à l’appréciation des juges.
Quels sont les risques de non-délivrance de la convocation à éviter ?
La loi prévoit 2 modalités de remise de la convocation : la lettre recommandée ou la lettre simple remise en main propre contre décharge. Cependant, la lettre recommandée ne suffit pas à garantir que les droits du salarié ont bien été respectés à cette étape de la procédure.
En effet, lorsque la convocation est envoyée par recommandé, il arrive dans certains cas que la convocation ne parvienne pas à la bonne adresse du salarié. Cette erreur d’adressage peut se produire à cause de l’employeur ou parce que le salarié n’a pas fait connaître à son employeur sa nouvelle adresse.
Il peut également arriver que le salarié soit absent lors du passage des services postaux en charge de délivrer la convocation. En cas d’avis de passage dument déposé à l’adresse du salarié durant son absence, le salarié n’est pas privé de son droit et l’employeur ne peut être tenu responsable. Toutefois, cela implique que l’employeur soit en mesure de démontrer que le salarié a été destinataire de l’avis de passage. C’est la date de l’avis de passage qui permettra de comptabiliser le délai de 5 jours ouvrables qui doit faire tampon entre la convocation du salarié et la date fixée pour l’entretien.
Cependant, dans les cas plus rares, il arrive que les services postaux omettent de déposer l’avis de passage. Bien qu’elle ne soit pas du fait de l’employeur, cette omission a pour cause de priver le salarié de son droit, même si la poste a adressé par erreur à l’employeur le récépissé mentionnant « pli avisé et non réclamé ».
C’est ce que nous apprend la décision du 11 décembre 2024. Dans ce cas, si l’employeur peut dans un second temps se retourner contre le service qui lui a fait défaut, cela ne résout qu’a posteriori la dette qu’il a auprès de son salarié dont la procédure de licenciement s’avère irrégulière.
Pour maîtriser le bon déroulement de la procédure de licenciement pour faute grave, l’anticipation de ces risques peut s’avérer nécessaire.
Comment prévenir ces risques liés à la remise de la convocation ?
Tout d’abord, le salarié a le devoir de communiquer à l’employeur toute évolution concernant sa situation administrative. Dans ce cas, l’employeur n’est pas tenu en responsabilité qui incombe alors au salarié et permet la validité de cette étape de la procédure. Toutefois, pour éviter une erreur d’adressage, qui même lorsqu’elle est de la responsabilité du salarié reste porteuse d’un conflit, il est préconisé de rappeler à ses salariés, dans le contrat de travail ou par une note ponctuelle, leur devoir de tenir à jour leurs informations tenant à leur situation administrative.
Pour justifier la bonne remise de la convocation et le respect des délais, il est préconisé de procéder, à minima, à un envoi de la convocation sous pli recommandé assorti d’un accusé réception. Par ce moyen, sauf erreur des services postaux, le salarié ne peut pas faire valoir un défaut de procédure lié à la remise de sa convocation.
Toutefois, le défaut de présentation de la convocation au salarié par les services postaux pourtant en charge, malgré l’information produite par ces mêmes services à l’employeur, ne suffit pas à s’exonérer de cette obligation. C’est ce que conclu cette décision du 11 décembre 2024 peu favorable à l’employeur. Dans ce cas, recourir à un coursier (type Chronopost) chargé de remettre la convocation en main propre au salarié peut permettre de réduire ce risque. Bien que cette option soit plus onéreuse, son coût reste inférieur à l’indemnité d’un mois de salaire due au salarié en cas de défaut de procédure, particulièrement lorsque l’on sait que les services postaux dysfonctionnent.
Enfin, depuis une décision de 2018, l’envoi par courrier recommandé électronique a été admis. Cette possibilité peut s’envisager à la condition que le salarié ait donné préalablement son consentement pour recevoir un tel courrier dématérialisé. Il peut alors être intéressant d’acter ce consentement dans une disposition prévue dans le contrat de travail et cela dès sa signature.