L’organisation des congés payés incombe à l’employeur. En plus de les organiser, ce dernier doit veiller à ce que les salariés les prennent effectivement. En cas de contentieux, il faudra justifier avoir accompli toutes les diligences à cette fin. En raisons de toutes les règles et les délais les encadrant, les congés payés peuvent devenir un véritable casse-tête.
Ainsi, en tant qu’employeur, vous devez :
- Définir la période de prise de congés payés
A défaut de stipulations dans les accords collectifs ou les conventions, la période de prise de congés payés doit être déterminée par l’employeur (après consultation du CSE s’il existe).
Elle peut s’étendre sur toute l’année. Dans tous les cas, elle comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année durant laquelle deux semaines de congés consécutives doivent être attribuées.
- Informer les salariés sur la période de prise de congés
Une fois définie, la période de prise de congés doit être portée à la connaissance des salariés dans un délai d’au moins deux mois avant son ouverture.
Par exemple, sauf accords ou conventions en disposant autrement, la période légale de prise de congés payés débute le 1 er mai. L’employeur doit donc informer les salariés au minimum le 1er mars de chaque année.
Les dates de début et de fin de période doivent être communiquées par tout moyen : notes, bulletins de paie, affichage sur les panneaux etc. La communication peut même s’effectuer par mail si :
- Il est possible de vérifier que le salarié a bien réceptionné le mail ;
- Le salarié dispose du matériel nécessaire afin de recevoir les mails.
- Fixer l’ordre des départs en congés
C’est également à l’employeur, après consultation du CSE s’il existe, de fixer l’ordre des départs en congés. Bien souvent, cet ordre tient compte des désirs des salariés.
L’ordre de départ en congés doit tenir compte de certains critères, à savoir :
- La situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;
- La présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- La durée de leurs services chez l’employeur ;
- Leur activité au sein d’un ou plusieurs autres employeurs ;
L’employeur ne peut ensuite, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.
- Informer les salariés sur l’ordre des départs en congés payés
L’ordre des départs en congé est communiqué par tout moyen, à chaque salarié, un mois avant son départ.
Par exemple, le salarié doit partir en vacance le 1er août, il doit être informé de sa date de départ en congés au plus tard le 1er juillet.
- Accorder obligatoirement au moins 12 jours ouvrables entre le 1er mai et le 31 octobre
L’une des obligations de l’employeur en matière de congés payés est de permettre au salarié de bénéficier de son « droit au soleil ». De ce fait, le salarié doit obligatoirement prendre au moins 12 jours ouvrables entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.
Pour information, les congés payés doivent être pris au moins en deux fois avec :
- Un congé principal de 24 jours ouvrables maximum dans la période de prise des congés (1er mai au 31 octobre). REMARQUE : il peut être dérogé à cette limite de quatre semaines en cas de contraintes géographiques particulières, de présence au sein du foyer d’un enfant handicapé, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- Une cinquième semaine de congés payés qui doit être prise séparément.
- Veiller à la prise effective des congés payés
Si le salarié ne prend pas ses congés, il en va de votre responsabilité de le mettre en demeure de les prendre.
Si même après avoir effectué toutes les diligences énumérées ci-dessus et après avoir mis en demeure votre salarié de prendre ses congés payés, ce dernier ne s’exécute toujours pas, les congés payés pourront être perdus à la fin de la période (1er juin au 31 mai) sauf report autorisé.
Dans le cas contraire, les congés payés se cumulent et la provision augmente. En cas de départ du salarié, cette situation pourrait être très couteuse.