Les rémunérations versées au titre des heures supplémentaires et complémentaires ouvrent droit à une réduction de cotisations salariales, dans la limite des durées maximales de travail etc. Les agents de contrôle de la MSA peuvent vérifier la correcte application de cette exonération. L’employeur doit donc disposer d’éléments probants pour justifier à la fois la réalisation des heures supplémentaires et leur intégration en paie. De ce fait, l’employeur doit tenir à la disposition de la MSA un document récapitulatif. Si ce document n’est pas accessible immédiatement, il doit compléter au moins une fois par an et pour chaque salarié les informations au moyen d’un récapitulatif hebdomadaire indiquant :
- Le nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires effectuées, ou à défaut, le nombre total d’heures travaillées ;
- Le mois au cours duquel les heures sont rémunérées ;
- La distinction des heures supplémentaires et complémentaires selon le taux de majoration applicable.
Si l’ensemble des salariés effectuent des heures supplémentaires permanentes, il suffit de mentionner la durée collective de travail afin de répondre à l’exigence documentaire.
Par ailleurs, en cas de contrôle, l’employeur doit également être en mesure de pouvoir produire les documents suivants :
- Les bulletins de paie mentionnant distinctement les heures supplémentaires et leur majoration ;
- Les relevés de temps (feuilles d’heures, planning etc.) ;
- Les accords collectifs relatifs au temps de travail et aux majorations applicables.